Yrittäjän ajanhallinta – vinkit asiakaspalveluun

Näin olet asiakkaalle jämäkkä ja pidät huolta omasta ajastasi sekä samalla reagoit nopeasti asiakkaan yhteydenottoon.

Yrittäjän ajanhallinta on tärkeää, jotta estetään uupuminen. Tässä blogiartikkelissa kerron sinulle miten onnistut palvelemaan asiakkaita nopeasti, olematta kuitenkaan paikalla 24/7. Etenkin somessa on paineita olla paikalla ”koko ajan”. Monesti sama ajatus on myös asiakkaiden yhteydenoton kohdalla eli ”pitää vastata heti, ettei menetä asiakasta”.

On hyvä olla nopea, mutta oikeasti – ei sun tarvitse olla heti vastaamassa. Lue lisää, miten onnistut palvelemaan asiakkaita nopeasti, olematta paikalla 24/7.

Sisällysluettelo

• Mitä on hyvä asiakaspalvelu?
• Oletko tavoitettavissa 24/7? Valinta on sinun.
• Näin reagoit nopeasti ilman loppuunpalamista.
• Aikataulutus on avain tuottavaan ajankäyttöön.
• Ole realistinen ajankäyttösi suhteen – kalenteroi itsesi ensin.
• Älä häiritse-tila on kaverisi.
• Taukojen merkitys asiakaspalvelun laatuun ja nopeuteen.
• Parempi asiakastyytyväisyys tuo sulle lisää asiakkaita.

Mitä on hyvä asiakaspalvelu?

Hyvään asiakaspalveluun luetaan asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen, heidän tyytyväisyyden takaaminen sekä asiakkaan odotusten ylittäminen. Ystävällinen ja tehokas asiakaspalvelija reagoi nopeasti, viestii selkeästi ja arvostaa asiakasta.
Kun asiakkaalle saadaan positiivinen kokemus, se vahvistaa asiakassuhdetta.

Oletko tavoitettavissa 24/7? Valinta on Sinun.

Tässä pitää miettiä sekä sun jaksamista, että sun arvoja. Jos sä haluat olla ”tavoitettavissa 24/7”, niin sekin on valinta. Ja se on täysin ok. Kunhan olet itse tyytyväinen.

Jos sua kuitenkin ahdistaa jo pelkkä ajatuskin siitä, että olet koko ajan tavoitettavissa, niin jatka lukemista. Kun sä haluat olla tavoitettavissa suht nopeasti ilman, että olet puhelimen/netin/somen ääressä 24/7, sun täytyy pohtia kompromissi. Ihan ensin luota siihen, että ne SUN asiakkaat eivät mene muualle sen vuoksi, ettet ole välittömästi tavoitettavissa.

Pohdi, kuinka haluat olla tavoitettavissa ja mikä vaikutus sillä on jaksamiseesi ja arvoihisi.

Näin reagoit nopeasti ilman loppuunpalamista.

Yrittäjä, haluatko vinkkejä miten saada stressiä hallintaan?

Miksi ajankäytön suunnittelu on tärkeää?

Aikataulutus on avain tuottavaan ajankäyttöön. Se auttaa jaksamaan ja välttämään uupumisen.
Ajankäyttö eri viestimien ja somen suhteen kannattaa aikatauluttaa. Sun tuottavuuskin lisääntyy, kun ei tule keskeytyksiä koko ajan.
Mieti minkä verran tarvitset aikaa asiakkaille ja töille, joita asiakkaille teet.

Pohdi mm. seuraavia asioita:

• Sopiiko sulle asiakastapaamiset tiettyinä päivinä viikossa vai teetkö mieluummin niin, että otat asiakastapaamisiin aikaa joko jokaiselle arkipäivälle tai esim. 3-4 arkipäivälle.
  
• Miten paljon päivässä tarvitset aikaa puhelimessa olemiseen ja viesteihin/sähköposteihin vastaamiseen – kalenteroi nämä sinulle sopiviin aikoihin.
  
• Onko tarvetta olla tavoitettavissa myös viikonloppuna ja muista, ettei ole yhtään epäkohteliasta pitää omasta jaksamisesta huolta.
  
  Mikäli haluat olla viikonloppunakin tavoitettavissa, on sinulla 2 vaihtoehtoa.
  Voit joko kalenteroida selkeät ajat myös viikonloppuihin, jolloin katsot viestit, sähköpostit ja kenties jopa puhelut. Toinen vaihtoehto on, että toimit kun siltä tuntuu. Esimerkiksi tylsänä viikonloppuna puhelin saattaa eksyä käteen useammin, kuin viikonloppuna, jolloin on enemmän tekemistä.
  
  Näin varmistat paremman palvelun asiakkaalle – väsyneenä ja stressaantuneena, et pysty antamaan asiakkaalle itsestäsi riittävästi. Se on myös asia, joka näkyy asiakkaalle, vaikka saatat pohtia että riittää, kun yrität näyttää ja kuulostaa pirteältä.
  
  Se saattaa myös olla ratkaiseva tekijä sille, ostaako asiakas sulta uudestaan. Mitä paremmin hän tuntee tulleensa kohdatuksi ja kuulluksi, sitä tyytyväisempi asiakas.
  
• Some ja sen merkitys sun toiminnalle. Vaikka sen merkitys olisi suuri ja sun asiakkaat tulisi ensisijaisesti somen kautta, niin luota ihmisiin.
  
  Luota siihen, että just ne SUN asiakkaat ymmärtää, ettet sä voi olla koko ajan tavoitettavissa somessa(kaan).
  Luota siihen, että ne ymmärtää, jos sä olet paikalla esimerkiksi 1-2 kertaa päivässä (tai kolme, jos niin haluat – mutta etenkin siinä tapauksessa pidä huoli, ettet ”jää asumaan” someen).
  
  Tässäkin voit miettiä, miten itse toimit. Riittääkö sulle, että sun somekommenttiin tai -viestiin reagoidaan esim. vuorokauden kuluessa?
  Mikäli tämä on sulle ok, onko jotain syytä, miksi sun asiakkaasi vaatisi sulta välitöntä reagointia?
  
• Miten aikataulutat somen kalenteriin? Teetkö kalenterimerkinnän ja laitat muistutuksen sopivan ajan päähän, kun menet someen?
  Pidätkö jotenkin muuten huolta, ettet ”jää asumaan” someen?
  
  Nimittäin somea selaamalla sä et saa aikaan mitään. Kyllä sä voit laittaa itsellesi aikaa myös somen selaamiselle – loppujen lopuksi some on nimenomaan sosiaalinen ja se tarkoittaa sitä, että myös sinä voit (ja kannattaakin) tykätä sekä kommentoida sulle resonoiviin postauksiin.
  
  Tässä voit hyödyntää myös sun seuraajiin tutustumista eli käy ”näyttäytymässä” myös sun seuraajien tileillä – tykkää ja/tai kommentoi heidänkin postauksia.
  
  Muista kuitenkin, että somen selaamiseen menee aikaa helposti jopa tunteja eli mikäli haluat saada työsi tehdyksi ja riittävästi asiakkaita, sun on käytännössä pakko rajoittaa somessa olemista.
  Voit vaikka kellottaa 2-3 pv päivää somessa vietettyä pelkkää selailuaikaa ja todennäköisesti tulet yllättymään.
  

Kalenteroimalla tai ajastamalla sä olet tavoitettavissa vähintään arkipäivisin, mutta silti asiakastapaamiset hoituu ja sä voit tehdä työsi rauhassa.

Kun haluat muuttaa yrittäjyytesi stressittömämmäksi ja kiireettömämmäksi, tule valmennukseen. Lue täältä lisää.

Ole realistinen ajankäyttösi suhteen – kalenteroi itsesi ensin.

Selvittämällä miten kauan sulla menee erilaisiin tehtäviin aikaa, saat tehtyä itsellesi realistisen ajankäytön suunnitelman.
Päätä ensin miten tauotat työsi sekä laita kalenteriin omat menosi ja vapaa-aikasi. Mikäli tämä herättää sinussa ajatuksen, ettet voi pitää vapaata, niin mieti asiaa toisella tavalla.

Onko sulla varaa olla pitämättä vapaata? Jättämällä oman ajan pois kalenterista, luovut pitkässä juoksussa omasta jaksamisestasi. Jaksamisen vähentyessä alkaa negatiivinen kehä, jossa sun mielessä on koko ajan, että pitää tehdä – kun samaan aikaan teet entisen hyvän sijasta vain keskinkertaista. Tyydyttävää. Pahinta tässä on, että sä itse kuvittelet tekeväsi samanlaista priimaa kuin ennenkin ja saatat päätyä ihmettelemään, mihin asiakkaat katoaa. Mikäli tämä on tavoitteesi, se on ok.

Kun tavoitteesi on saavuttaa ja ylläpitää levollisempaa yrittäjyyttä, laita itsesi prioriteettilistasi kärkeen. Laita itsellesi ensin se happinaamari, jotta voit olla avuksi myös asiakkaille.

Sinua saattaa kiinnostaa myös mikä on huijarisyndrooma ja miten siitä pääsee eroon.

Ensin kalenteroi oma aika ja vapaat, ja pidä niistä kiinni.
Sen jälkeen ota kello käteen ja kellota yleisimmät työsi. Päätä miten paljon käytät aikaa erilaisiin asioihin; asiakastapaamiset, asiakastyöt, puhelut, viestit/sähköpostit, some, markkinointi, yrityksen juoksevat asiat, jne. Tämän jälkeen tee riittävän väljä kalenteri, jotta sinne mahtuu yllätyksiä sekaan, sillä niitä tulee aina.

Älä häiritse-tila on kaverisi.

Yksi tärkeä asia nykypäivän hektisessä maailmassa on, että laitat puhelimen ”älä häiritse”-tilaan, kun sun tarvitsee keskittyä.
On kunnioittavaa sekä asiakasta kohtaan että sua itseäsi kohtaan, ettei puhelin vie sun huomiota kesken tapaamisen tai tehtävän.

Sä et voi olla läsnä samaan aikaan kahdelle asiakkaalle, vaikka olisit miten hyvä multitaskaaja. Tämän vuoksi kannattaa olla kunnolla läsnä yhdelle asiakkaalle kerrallaan.

Taukojen merkitys asiakaspalvelun nopeuteen ja laatuun.

Miksi ei kannata uhrata taukoja asiakaspalveluun – no ihan sen vuoksi, että pitkässä juoksussa sä uuvutat itsesi sillä. Kun sä alat uupumaan, ajattelet ettei se näy ulospäin. Voin kertoa, näkyy se. Paremmin kuin arvaatkaan.

Asiakas saattaa pohtia, että tulipa kummallinen lopputulos sulta. Tai jos olet kasvokkain/etätapaamisessa, asiakkaalle tulee helposti olo, ettet ollut läsnä. Kummassakin tapauksessa voi lopputulema olla se, ettei asiakas osta sulta enää.

Parempi asiakastyytyväisyys tuo sulle lisää asiakkaita.

Sä kunnioitat asiakastasi siinä, että varaat työskentelylle keskeytymätöntä aikaa. Aikaa, jolloin sä keskityt vain hänen asiaansa. Vaikkei tämä näykään konkreettisesti asiakkaalle, niin saamalla saat aikaan parempaa työnjälkeä asiakkaalle, sekä paremman asiakastyytyväisyyden.

Uskon, että säkin arvostat, jos kalenterissa on asiakkaita 1-2 kuukaudeksi? Se auttaa sua ennakoimaan tuloja. Ja kun sulla on kysyntää, asiakkaat tulkitsee tilannetta niinkin, että sä olet hyvä (mitä sä tietysti oletkin!). Tästä seuraa sellainen positiivinen kierre, johon moni yrittäjä haluaa, muttei välttämättä pääse.

Nyt olet oppinut, miten olla hyvä ja nopea asiakaspalvelija, ilman itsesi uuvuttamista.
Otatko näitä vinkkejä käyttöön – kommentoi alle.